Hoe zorg je ervoor dat het buurthuis of de ontmoetingsplek vanaf 1 juni ‘coronaproof’ open kan? Dat was de hamvraag tijdens de online bijeenkomst vorige week, georganiseerd door LSA Bewoners en KNHM foundation waar wij als OVKK bij aanhaakten. Al snel bleek dat een waterdicht antwoord nog niet zo makkelijk was. Een casevoorbeeld en drie experts gaven echter talloze praktische tips waardoor iedereen toch verder kon.

Dit is een verslag met praktisch tips uit de bijeenkomst over het coronaproof maken van buurthuizen. Per kopje vind je uitleg over een onderwerp en daarnaast een concrete tip of iets om op te letten bij je eigen buurthuis of ontmoetingsplek. Voor de juiste regels die op dit moment gelden verwijzen we je naar het bericht waar altijd de nieuwste versie van de handreiking heropening ontmoetingscentra staat. 

Frank van Rooijen trapte de meeting af door te laten zien hoe Landerij de Park in Elst de coronamaatregelen heeft geïnterpreteerd, waarbij hij aangaf dat het voor hen belangrijk was om hoe dan ook binnen het concept te blijven. Landerij de Park is een centrum voor natuurbeleving en de doelgroep bestaat uit (groot)ouders met kinderen, bewoners uit de buurt, passanten en schoolklassen die op de Landerij een onbezorgde dag in het groen kunnen beleven.

Nodig mensen uit een looproute te volgen

“Wat we erg belangrijk vonden is om de kern van ons bestaan, onze filosofie, mee te nemen in de manier waarop we de coronamaatregelen vormgeven. Dat betekent dat we alles zo natuurvriendelijk en vanuit zorg voor elkaar wilden oplossen. Zo zijn er rustige picknickplaatsen in het groen gemaakt en looproutes die bewegwijzerd zijn met pijlen in de vorm van plantenbladeren. “Het doel is om mensen uit te nodigen de looproute te volgen, in plaats van ze te dwingen dat te doen.”

Nu heeft Landerij de Park de beschikking over een groot erf: dat maakt dat er meer mogelijkheden zijn om elkaar niet in de weg te lopen, maar: “Je ziet ook dat bepaalde functies op een paar plekken samenkomen. Dus dan moet je met elkaar heel goed praten om te kijken hoe je dat dan vorm gaat geven. Hoe stem je dat allemaal goed op elkaar af? Daar moet je dus van te voren goed over nadenken. Uiteindelijk heeft het bestuur doorzettingsmacht op die plekken waar meerdere functies samen komen. Dat zorgt ervoor dat het hanteerbaar blijft.”

• Tip: Betrek iedereen bij de maatregelen. Vaak zijn bij een initiatief veel verschillende (groepen) mensen betrokken, zoals vrijwilligers en professionele partners, de horeca en kinderopvang. Probeer dan alle teams, zowel professioneel als vrijwilligers, te betrekken bij de maatregelen en het spuien van ideeën.

Ga in overleg als er verschillende verantwoordelijkheden zijn

Al die verschillende verantwoordelijkheden kunnen voor verwarring zorgen omdat elke organisatie zijn eigen protocollen volgt. Zo is het bestuur verantwoordelijk voor de openbare ruimte maar Driestroom (een zorgorganisatie) voor de horecagelegenheid. “We hebben ze gevraagd hoe zij het terras willen inrichten en wij faciliteren ze daarin. Je moet met elkaar in overleg gaan en elkaar respecteren.” Wel worden alle communicatie-uitingen die op het park worden gebruikt door dezelfde vormgever gemaakt, zodat er op het gehele terrein en bij alle huurders eenduidigheid is.

Toiletbezoek

Het toiletbezoek is ook een lastig dilemma. “We gaan één toilet openstellen voor personeel en de bezoekers van de horecagelegenheid, omdat dit verplicht is. Voor de overige bezoekers is er dus geen toilet. Dit hebben we duidelijk aangegeven op onze website. We willen de komende weken kijken hoe dit gaat en indien nodig aanpassingen maken. Het is echt experimenteren in dit geval.”

• Tip: houd de websites van de veiligheidsregio’s in de gaten, zij hebben daar een noodverordening voor en die wordt regelmatig aangepast.

Contact met de gemeente

En hoe zit het met de gemeente? Frank geeft aan dat zij de gemeente actief hebben benaderd en hebben betrokken bij alle plannen. Dus niet andersom, dat de gemeente is gaan controleren. “In de komende tijd is het voor iedereen die een ontmoetingsplek heeft een aandachtspunt hoe je met de lokale overheid omgaat. Wij hebben ervoor gekozen om actief contact te zoeken met de gemeente op drie niveaus: met de wethouder, de veiligheidsambtenaar en de boa. Wat je ziet is dat de gemeente tot dusver weinig verantwoordelijkheid pakt. Er zijn weinig besluiten die vooraf met de gemeente afgestemd kunnen worden. Daarvoor spelen gewoon te veel belangen. We hebben wel gezien dat de gemeente bereid is om aan de achterkant, als dat nodig is, te handhaven. Maar wij vinden het belangrijk om proactief te zijn richting de gemeente, ook omdat we ze wellicht nog nodig hebben als het (te) druk wordt.”

• Tip: Neem contact op met de desbetreffende ambtenaar van de gemeente om de mogelijkheden en protocollen te bespreken. Het is helaas nog per gemeente verschillend hoe zij omgaan met de maatregelen voor ontmoetingsplekken. Er is nog geen generiek beleid hierover. Kom je er niet uit, neem dan contact op met met de helpdesk van de OVKK, want we helpen je graag verder. Maak in ieder geval gebruik van het invulprotocol, zodat je bent voorbereid.

Kwetsbare groepen (als vrijwilliger)

Hoe ga je om met kwetsbare groepen? Het zijn vaak juist deze mensen die gebruikmaken van een ontmoetingsplek, zoals ook Landerij de Park. Frank: “Juist nu is het onze opdracht maatwerk te leveren naar deze mensen, ook omdat het een heel diverse groep is. Iedereen is welkom en we leggen de verantwoording bij de gebruiker. Er is nog geen jurisprudentie over, dus laten we vooral ons gezonde verstand gebruiken.”

• Tip: op de site van NOV staat een artikel over de afwegingen voor de inzet van 70+ vrijwilligers.

Functie van het gebouw

Nicole van Riel vertelt vervolgens over de ‘zoektocht naar de functie van een gebouw.’ Want ook voor buurthuizen en ontmoetingsplekken kan het zijn dat de functie van je pand gaat wijzigen. Dat betekent dat je je moet afvragen of bepaalde activiteiten die je deed misschien op een andere manier door moet laten gaan. Of misschien kun je ruimtes op een andere manier gaan gebruiken. Zo kunnen er ineens nieuwe kansen ontstaan.

• Tip: Kijk eens naar je pand door de bril van elke bezoeker: een medewerker, een leverancier, een klant etc. Ga op reis door het gebouw van aankomst tot vertrek. Welke risico’s kom je dan tegen? Daarvoor kun je maatregelen nemen. Dat kan organisatorisch zijn (bv spelregels), faciliterend (bv schoonmaken of catering), fysiek (aanbrengen markeringen) of digitaal (online mogelijkheden).

Probeer iets uit, doe niet alles tegelijk

De receptie of de ontvangstruimte is bijvoorbeeld een plek waar opstoppingen kunnen ontstaan. Daar kun je vervolgens nadenken over looproutes en markeringen, zodat mensen zo snel mogelijk naar hun bestemming lopen. Of je creëert wachthavens, voor mensen die even moeten wachten.

• Tip: Test zoveel mogelijk wat werkt en neem hiervoor de tijd, aldus Nicole. “Ga desnoods gefaseerd te werk, waarbij je nog niet alles opengooit. Als dat stuk wat je uitprobeert een goede oplossing blijkt te zijn dan kun je dit ook laten zien aan mensen. Dat wekt vertrouwen.”

Corona-verantwoordelijke

Ook is eenduidige communicatie erg belangrijk volgens Nicole. “Je hebt altijd te maken met mensen die de regels strikt opvolgen en mensen die het wat minder nauw nemen met de regels. Beide groepen wil je betrekken bij jouw maatregelen. Door je bezoekers goed te informeren over welke aanpassingen je hebt aangebracht, weten ze wat ze kunnen verwachten en wat ze moeten doen.”

• Tip: Stel een ‘corona-verantwoordelijke’ aan. Iemand die alles weet van de maatregelen die zijn getroffen en die bezoekers goed kan informeren maar ook, indien nodig, kan ingrijpen als het mis dreigt te gaan.

Markeringen en bewegwijzeren

Een nieuw woord voor in het coronawoordenboek: markeringsblindheid. “Je ziet het nu al in supermarkten. In het begin van de crisis hield iedereen zich redelijk strikt aan de afstand en de looproutes. Maar nu kom je ongemerkt al steeds meer in elkaars persoonlijke ruimte, omdat je een beetje ‘blind’ wordt voor markeringen. Het is zaak om hier goed over na te denken.

• Tip: Markeringen en looproutes kunnen gebiedend overkomen. Tegelijkertijd is het voor mensen ook fijn als ze weten wat ze moeten doen en hoe ze zich veilig in het gebouw kunnen verplaatsen. Maak de routes en de markeringen dus zo duidelijk mogelijk, maar maak er bijvoorbeeld voetstappen van in plaats van pijlen. Het is eigenlijk net als in het verkeer: daarin word je ook geholpen door de bewegwijzering zodat je weet wat wel en niet mag.

Wees creatief met de ruimte die je hebt

In de praktijk betekent het ook dat in buurthuizen de helft van de tafels en stoelen eruit moet. Is dat nog wel gezellig? Pros ten Hove, architect, laat een foto zien van een restaurant die op het terras buiten uitbundig geschilderde etalagepoppen zet op plekken waar eerst tafels stonden. Ook noemt hij Theater Carré als voorbeeld, die in plaats van stoeltjes nu loungebanken in de zaal laat plaatsen. Daarop kunnen gezinnen uit één huishouden of koppels plaatsnemen. Dan ziet het er toch ‘vol’ uit: leuker voor het publiek en de artiesten op het podium. Kortom: wees creatief.

• Tip: Maak cirkels, bijvoorbeeld met krijtverf in het gras, die de anderhalve meter aangeven. Dat symboliseert de persoonlijke ruimte, waardoor mensen die minder snel betreden. Ook al heb je niet de beschikking over zoveel ruimte, denk er wel over na hoe je kunt verleiden in plaats van verbieden.

Ventileer zoveel mogelijk natuurlijk

Goede ventilatie is belangrijk in een gebouw. Probeer zoveel mogelijk natuurlijk te ventileren: ramen en deuren mogen open. Let op bij mechanische ventilatie of het niet recirculatie is: dus dat de afgezogen lucht via een filter weer in het gebouw komt. Het advies op dit moment is om dat uit te zetten.

• Tip: Er zijn veel tegenstrijdige berichten als het gaat om ventilatie, check daarom de site van het RIVM omdat er nog veel onderzoek naar wordt gedaan.

Laat je stappenplan zien

Hans Dashorst is restaurantcoach. “Ontmoetingsplaatsen zijn een plek waar je gastvrij wilt zijn voor de mensen die er komen. En gastvrij betekent in deze tijd ook denken in oplossingen die voor iedereen acceptabel zijn. Dat begint wat mij betreft echt met communicatie: naar de vrijwilligers, medewerkers en je bezoekers. Een duidelijk stappenplan, waarin je laat zien wat je hebt gedaan.”

• Tip: Vermeld je stappenplan op je website, via social media, een nieuwsbrief en natuurlijk ter plekke. Dat geeft vertrouwen.

Stel de bezoeker op z’n gemak

Juist omdat het voor iedereen nieuw is, kan het even zoeken zijn. “Horecagelegenheden moeten een controlegesprek voeren aan de deur. Dit kun je op een strenge manier doen, of je maakt er juist iets vlots van zodat de gast zich snel op z’n gemak voelt. Maak een overstapje naar je eigen organisatie: vraag of je nog iets kunt doen of ongemak kan wegnemen.”

• Tip: Bewaar de reserveringslijst in ieder geval twee weken. Als er dan een besmetting is, kan de GGD makkelijker een contactonderzoek starten.

Maximaal dertig mensen

Tot nu toe was de regelgeving niet helder rondom het aantal bezoekers in multifunctioenel gebouwen. De laatste dagen is hier een aangepast advies over gegeven. 

Vanwege het multifunctionele karakter van onze dorpshuizen, kulturhusen, wijkgebouwen en mfa’s geldt een maximumaantal bezoekers per gescheiden functie binnen de accommodatie, met een maximum van 30 personen exclusief personeel per gescheiden functie. Vanaf 1 juli a.s. wordt dit maximum verhoogd naar 100 personen exclusief personeel, onder voorbehoud van daadwerkelijke bekrachtiging van dit besluit door het kabinet.

Onder een gescheiden functie wordt verstaan: een duidelijk afzonderlijk en zelfstandige ruimte of zaal die als functioneel gescheiden kan worden aangemerkt binnen de accommodatie, waarbij het mogelijk is om bezoekersstromen te scheiden van andere functies en bezoekers te allen tijde 1,5 meter afstand van elkaar kunnen houden.
In een dorpshuis, wijkaccommodatie of kulturhus kan de horecafunctie, bibliotheek, theaterzaal of een multifunctionele ruimte gezien worden als functioneel gescheiden, als wordt voldaan aan de bovenstaande voorwaarden. 

Omdat deze regels tot arbitraire situaties kan leiden in onze complexe gebouwen, raden wij aan om ruimtegebruik eerst met de gemeente af te stemmen. Zij heeft de taak te handhaven en kan definitief uitsluitsel geven of een bepaalde activiteit doorgang kan vinden. 

Een terras is hier niet meegerekend, dus op een terras mag je – binnen de anderhalve meter – meer mensen laten plaatsnemen. De meeste gemeentes zijn hier nu ook coulant in en stellen wat meer terrasruimte beschikbaar.

Maak álles goed schoon

Er is onderzocht hoe lang een virus actief blijft op materiaal: papier, karton, hout, staal enz. Roestvrijstaal en plastic zijn de materialen waar het virus het langst op blijft zitten. Dat kan zelfs tot drie dagen duren. Hans: “Elke dertig minuten moet het sanitair en álle contactoppervlakten gereinigd worden. Als een tafel vrijkomt, dan moet de tafel maar ook de stoel en de leuningen goed schoongemaakt worden. En dat kun je niet alleen met een desinfecterende gel doen, dat moet ook met water en zeep. Vandaar ook het advies om de werkruimtes in een keuken zo vaak schoon te maken, net als deurklinken of stoelen. Alle attributen in een ontmoetingsruimte moet je dus goed schoonmaken. En bij de meeste bibliotheken gaan de teruggebrachte boeken zelfs 72 uur ‘in quarantaine’.

• Tip: Als je tafels hebt staan in je pand, kijk dan of je deze om en om kan laten bezetten. Dus stel, je hebt 5 tafels: dan laat je mensen eerst aan tafel 1, 3 en 5 zitten. Als zij weg gaan kun je die tafels schoonmaken en mensen aan tafel 2 en 4 laten plaatsnemen. Klik hier voor het beknopte schoonmaak protocol.

Hoe zit het met spelletjes?

Er is nog geen eenduidig beleid voor of onderzoek over bijvoorbeeld het leggen van een kaartje, schaken of sjoelen. Bij al deze spellen is ‘kruisoverdracht’ een risico en het is lastig afstand te houden van elkaar. De bridgebond geeft dan ook aan pas per 1 september weer te starten. Vanuit gezond verstand is het aan te bevelen ook in buurthuizen deze spelletjes nog even uit te stellen.

Maak gebruik van een trolley

Als mensen eten of drinken bij je kunnen bestellen, hoe pak je dat dan aan? “Daar zijn natuurlijk allerlei digitale snufjes voor, van apps tot QR codes. Maar dat is misschien te ingewikkeld bij een buurthuis. Je kunt dan bijvoorbeeld een trolley aanschaffen, waarop je een schrijfblokje legt, zodat mensen (met een eigen pen) hun bestelling kunnen opschrijven. Vervolgens kun je een trolley ook gebruiken om het eten en drinken te serveren, gasten pakken dan zelf hun bordje. Ook hier geldt: wees creatief en denk in oplossingen!”

Een kopje koffie

Koffie is zo’n beetje een levensader voor bijna alle ontmoetingsplekken. Hoe pakken we dat aan? Zet je het klaar of geef je het uit op één plek? “Als je potten op tafel gaat zetten, dan zit iedereen eraan. Dat is op dit moment niet zo handig. Gaat het om grotere groepen, dan zou ik een buffet gebruiken met één persoon die inschenkt. Of als je een automaat hebt, kun je vragen of mensen hun eigen beker meenemen en op die manier zo hun eigen bakkie inschenken”, zegt Hans.

Vragen? Neem contact op met de helpdesk!

Heb je vragen naar aanleiding van bovenstaande? De helpdesk ontmoetingscentra zit voor je klaar. De helpdesks is bereikbaar via info@ovkk.nl of telefonisch via 06 5744 8753